Home Office
Freitag, 13. März 2020 – Vor circa einem Jahr war das der Tag, an dem aufgrund der Corona-Situation in Österreich zigtausende Mitarbeiter*innen im ganzen Land hastig aus der gewohnten Büro-Umgebung ins Home-Office verbannt wurden. – Bis auf Weiteres, wie man auf zahlreichen Hinweisen und in unzähligen Ansagen in Telefonanlagen hören konnte.
Dieser Schritt war vermutlich ein wichtiger und richtiger Schritt zur Eindämmung der Pandemie in Österreich. Ein Virus, das noch niemand so genau kannte und dessen künftige Auswirkungen – mittlerweile rund ein Jahr später – noch immer nicht genau abschätzbar sind.
Eines hat uns die Pandemie jedoch gezeigt, die Büroarbeit von zuhause ist in großen Teilen technisch gut möglich. Ein Jahr im „Home-Office Bootcamp“ haben uns die Möglichkeiten, Risiken, als auch guten und weniger guten Arbeitsmöglichkeiten in den eigenen vier Wänden auf eine brachiale Art und Weise gezeigt.
DIE CORONA-LOCKDOWNS WURDEN ZUM DIGITALISIERUNGSTREIBER
Waren es bisher Dienste wie Spielkonsolen mit Online-Multiplayerangebot und Videostreaming-Anbieter wie Netflix oder Amazon-Prime, welche uns für die eigenen vier Wände in eine stabile Breitbandanbindung investieren haben lassen, so wurde ab März 2020 die zuverlässige Internetanbindung im Home-Office eine wichtige Basisgrundlage für die Arbeit von zuhause aus. Noch bevor in vielen Unternehmen über eine arbeitsrechtliche Vereinbarung zur Telearbeit nachgedacht wurde, sind Laptops und andere Arbeitsmittel ausgegeben worden, um die betriebliche Fortführung zu gewährleisten. Hastig wurden unzählige Videokonferenzanbieter ausprobiert und Accounts eingerichtet, um Besprechungen virtuell abhalten zu können. Durch Videokonferenzen allein lässt sich die Arbeit aber noch nicht erledigen.
Woran es an einigen Ecken im Home-Office krankt(e) – Teil 1:
Woran es an einigen Ecken im Home-Office krankt(e) – Teil 1: Telefonie
In zahlreichen Firmen konnte in Windeseile zwar mittels Videokonferenz intern kommuniziert werden, E-Mails wurden auch – zumeist über Webmail-Möglichkeiten zugänglich gemacht, doch bei der Festnetztelefonie kamen oft die Schwachstellen der in die Jahre gekommenen Telefonsysteme zum Vorschein. Zahlreiche Kunden und Lieferanten landeten auf (teils) privaten Mobilboxen oder verendeten im Nirvana der verwaisten Tischtelefone in den leergefegten Büros. Hin und wieder erreichte man einen Anrufbeantworter, welcher die pandemiebedingte Empfehlung mitteilte, ein E-Mail zu schreiben, da Telefonanrufe derzeit schlecht beantwortet werden können.
Gutes Kundenservice geht aber besser – einfach und kostengünstig!
Mit modernen Telefonsystemen werden sämtliche Computer oder sogar beliebige Webbrowser auf den unterschiedlichsten Geräten zum vollwertigen Ersatz des Tischtelefons. Die Bürodurchwahlen sind somit im Home-Office immer mit dabei, Verbinden der Anrufe zwischen den Wohnzimmern der Mitarbeiter*innen funktioniert genau so reibungslos wie das Verbinden im Büro. Anruf-Abwurfschaltungen und Warteschleifen funktionieren weiterhin.
Egal ob im Home-Office, unterwegs oder im Büro: Die Telefonie ist ein wesentlicher Faktor in der Geschäftswelt. Mit unseren 3CX-Lösungen sind sie perfekt vernetzt und dort erreichbar wo sie wollen.
Woran es an einigen Ecken im Home-Office krankt(e) – Teil 2: Daten, Dateizugriff und Datensicherheit
Gibt es in kleinen und mittleren Betrieben oft einen Dateiserver oder ein NAS, auf dem Dateien für den gemeinsamen Zugriff abgelegt werden, so gestaltet sich der Zugriff von daheim in vielen Firmen als Herausforderung. Bis zum Home-Office war der Zugriff von daheim in vielen Betrieben kein Thema. Plötzlich musste aber alles dezentral verfügbar sein. Vielerorts wurden in einer Nacht- und Nebel-Aktion Dateien massenhaft auf Datenträger kopiert oder zu Cloudanbietern auf privaten Zugängen hochgeladen. Beide Szenarien stellen im Sinne der Datensicherheit und in der Vermeidung von Versionskonflikten Horrorszenarien dar. Die Einhaltung der Datenschutzgesetze bzw. der EU DSGVO wurde vielerorts schlichtweg zur Nebensache erklärt, obwohl genau diese rund zwei Jahre davor wohl DAS dominierende Thema in den Unternehmen war.
Dateien im Home-Office gemeinsam nutzen
Gesicherter Zugriff auf das Firmennetzwerk durch ein virtuelles privates Netzwerk (VPN)
Sofern der Firmenstandort über eine Internetanbindung mit hoher Upload-Bandbreite verfügt, lässt der Dateizugriff auf die Datenspeicher in der Firma umsetzen. Eine Firewall mit VPN-Client-Funktion bietet die Möglichkeit, dass die Geräte der Mitarbeiter*innen eine gesicherte Verbindung ins Firmennetzwerk aufbauen können, wodurch Zugriffe auf alle gewünschten IT-Systeme am Firmenstandort gewährt werden können. Greifen zeitgleich viele Mitarbeiter*innen auf die Dateien in der Firma zu, kann die Upload-Bandbreite am Standort jedoch rasch an ihre Grenzen kommen.
Der Weg in die Cloud
Je nach Anwendungsszenario kann es sich anbieten, die Daten gar nicht primär am Firmenstandort zu speichern, sondern in eine Cloud-Lösung auszulagern. Eines der wichtigsten Entscheidungskriterien bei der Cloud-Auswahl ist die Datensicherheit und die EU-DSGVO-Kompatibilität. Durch die US-Gesetzgebung fallen faktisch alle US-Cloud-Betreiber weg, da der Standort der Datenzentren aus DSGVO-Sicht unerheblich ist, sondern US-Betreiber dem US Patriot Act unterliegen, welcher nicht kompatibel zum EU-Datenschutz ist, weshalb auch das Rechtskonstrukt des Privacy-Shields für ungültig erklärt werden musste, worauf sich amerikanische Cloud-Anbieter gestützt haben.
Zur Wahrung sämtlicher rechtlicher Erfordernisse, können Sie daher auf die mediacloud.at-Lösung der Media Data IKT zählen. High-Perfomance-Hosting in einem oberösterreichischen Rechenzentrum auf aktuellem Sicherheitsniveau von einem oberösterreichischen Anbieter bietet ihnen nicht nur geografische Nähe zu Ihren Daten, sondern auch einen persönlichen Ansprechpartner bei der Planung und Umsetzung ihrer Cloud-Projekte.
